いろいろなシチュエーションで活用が進み、今や書類データのスタンダードとなったPDFフォーマット。

 

これだけPDFデータが普及した一番のポイントは「どんな環境でも、同じ内容が同じレイアウトで表示される」ことでしょう。

 

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例えば、ワープロソフトで作られたデータは、そのワープロソフトがインストールされたパソコンでないと開けなかったり、バージョンが違ったりフォントがインストールされていないとレイアウトがくるう可能性があります。

 

現在はインターネットを介して、様々な端末(パソコン、スマホ、タブレット…)の様々なOS(Windows、Mac、Android…)に向けて情報提供を行う必要があります。

 

PDFファイルを使えば、どんな端末でファイルを表示させても同じ内容が表示されることになるので安心です。

 

しかし、PDFはいろいろな用途を想定されたデータ形式なので、どのような情報を公開したいかによって適切なデータ形式が違います。

 

今回は良くある「イケてない」データの例をご紹介し、その原因と対策をご紹介いたします。
■スキャンされただけのPDFファイル=画像データ

お役所のWebサイトで、参考資料等として公開されている資料でたまに見かけます。

 

最近はスキャンするとPDFで保存されるスキャナが多いので、議事録として当日配布された物を紙資料からデータ化した結果だと思います。





 

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これだけ情報があふれ、検索エンジンも優秀になった現在では、検索に引っかかる情報でないと価値が落ちてしまいます。

 

紙からただスキャンされたデータはただの画像データとして扱われるので、中に書いてある文章は検索で引っかかりません。

 

ワードやパワーポイントからPDFファイルとして保存されたPDFファイルであれば、テキスト情報を含んでいるので検索対象となります。

 

しかし「ただの画像」として取り扱われる、「生スキャンデータ」の文章データは、テキスト情報を含まないので検索対象外になります。





 

この問題を避けるためには、印刷元のデータを入手して、そのデータからPDFを作りましょう。

 

もしデータが無いようであれば、スキャンしたデータをOCR(文字読み取り)ソフトにかけてテキスト情報ありのPDFにしましょう。

 

最近はOCRソフトのフリーソフトも出てきています。

 

 

■製本用データをそのまま公開した激重PDFファイル

さっきの例は公開したほうが存するパターンですが、こちらは閲覧した側がストレスを感じるタイプです。

 

ただの1ページ・1枚のデータなのに、ダウンロードや表示に時間がかかるPDFファイルに出会ったことはありませんか?

 

内容が表示されても、ページを動かすたびにパーツが消えたりカクカクしてイライラします。

 

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こうしたPDFデータは、ポスターやパンフレットなどを印刷・製本するための細かいデータが入ったデータを「間違えて」Webでも使用してしまったためにおこる悲劇です。

 

解決方法は簡単。

 

データを作成したデザイナーさんに「Webにアップしたいので、Web公開用のPDFもください」と頼むだけ。

 

PDFファイルにもいろいろな用途があることを知らないことによって起こる悲劇です。

 

みなさんも、このような悲劇を起こさないためにも、PDFファイルにもいろいろあることを知っておきましょう。

 

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